Hoe ik 10 apps verving met 1 bullet journal en hoe jij dit ook kunt

Hoe ik 10 apps verving met 1 Bullet Journal, en hoe jij dit ook kunt doen

Voor ik het principe van een bullet journal ontdekte was mijn organisatie een georganiseerde chaos. Ik had wel 10 verschillende apps met daarin afspraken, e-mails, notities, to-do lijstjes en projectoverzichten. Aan het bijhouden hiervan had ik een dagtaak en dan wilde het nog steeds niet zeggen dat ik niks zou vergeten.

Ik dacht dat het lezen van boeken als Getting things done, en Eat that Frog, het probleem wel op zouden lossen. Maar helaas. De theorie van deze boeken heeft mij wel geholpen, alleen het probleem van de organisatie was niet opgelost. Tot ik een artikel las over het bullet journal. Een notitieboekje waarin alles staat, van afspraken, agenda, to-do lijstjes, reflectie, notities, gedachten, alles.

Omdat mijn georganiseerde chaos toch niet veel erger kon besloot ik het te proberen en kocht ik een Moleskine notitieboek met blanco pagina’s. Mijn eerste bullet journal was geboren en het zou ook eindelijk het antwoord zijn voor mijn organisatieproblemen. Eindelijk minder stress en minder tijd kwijt zijn aan het bijhouden van alle verschillende apps.

Wat is een Bullet Journal Wat is een bullet journal

Laat ik beginnen bij de basis, wat is een bullet journal (of bujo in het kort)? Het is een agenda, dagboek en to-do lijst in 1. Alles in 1 papieren notitieboekje, dus niet het zoveelste digitale wondermiddel.

Door het principe van rapid journalling voorkom je eindeloze verhalen zoals die in een dagboek staan. (Ook al is hier wel de ruimte voor wanneer je dit wil doen.) Dit maakt het flexibel en eenvoudig om bij te houden, waar je ook mee bezig bent.

Volgens de Bullet Journal methode begin je de dag met het maken van een overzicht van je to-do lijst met daarbij hoe je jezelf voelt. Aan het eind van de dag reflecteer je vervolgens op de dag en vink je de taken af die je gedaan hebt. Alles wat overblijft kun je of laten vervallen, of meenemen naar de volgende dag.

Dat is de theorie, het principe is zo gemaakt dat het flexibel genoeg is om mee te bewegen met wat jij nodig hebt. Wil je een doel bereiken dan kun je de stappen in een collectie plaatsen en afvinken wanneer je dit gedaan hebt.

Het bujo is een uitvinding van Ryder Carroll, die in zijn jeugd problemen had met organiseren en de diagnose ADD kreeg. Om zijn leven wel op orde te brengen heeft hij voor zichzelf een manier gevonden om dit te organiseren en bij te houden. Zoals je kunt zien in de korte docu hieronder is het principe van bullet journalling viral gegaan na een video die hij online plaatste over de methode.

Mijn Bullet Journal gear

Mijn eerste bullet journal was een blanco a5 notitieboekje van Moleskine. Het nadeel voor mij was dat mijn zinnen niet altijd recht op de pagina stonden en dat de paginanummering ontbrak. Toch deed dit niets af aan mijn ervaring.

Voor mijn volgende bujo’s ben ik overgestapt op Leuchtturm 1917 A5 dotted notitieboekjes. Deze zijn voorzien van 2 bladwijzers en van paginanummering. De dots maken het makkelijker om te schrijven of tekenen en twee bladwijzers gebruik ik voor het maand overzicht en de dag zelf.

Om in mijn journal te schrijven gebruik ik een zwarte Pentel Energel 0.7 en voor het tekenen van lijnen heb ik een kleine lineaal van Muji. Beide gekocht in Thailand en beide aanraders. De lineaal is klein genoeg om in het notitieboekje te passen en de pen schrijft gewoon erg fijn.

In het kort is mijn bullet journal gear:

Mijn Bullet Journal gear
Mijn Bullet Journal gear

De combinatie van een BuJo en digitaal voor mijn beste organisatie ooit

Een bullet journal kan veel, het is de plek waar ik op kan vertrouwen. Toch is het soms handig om een reminder te krijgen op een specifiek tijdstip, of wanneer ik ergens kom. Dat is iets wat papier niet kan en nooit gaat kunnen. Daarom combineer ik mijn bullet journal met een digitale oplossing voor mijn beste organisatie ooit.

Mijn bujo is de plek waar alles samenkomt. Mijn afspraken, to do lijsten, gedachten, notities, creatieve ideeen, alles staat erin. Samen met een stuk administratie en het tracken van voortgang. Zonder mijn notitieboekje weet ik niet wat er in mijn agenda staat.

Voor reminders op basis van tijd of locatie gebruik ik tegenwoordig de reminders app van Apple. Voorheen gebruikte ik Doo, maar met de veranderingen in de iOS reminders app was het voor mij niet nodig om de update van Doo aan te schaffen. De reminders die ik maak worden automatisch gesychroniseerd tussen al mijn Apple devices, dus ik hoef nooit een reminder te missen.

Als laatste bleef er nog het projectmanagement stuk over. Ik ben gebruiker van Google Workspace voor e-mail en cloud opslag. Al mijn bestanden waren dus al beschikbaar op alle devices en er was de mogelijkheid om deze te koppelen aan Asana of Trello.

In de hoop meer succesvol te zijn in projectmanagement heb ik deze online Asana for bloggers cursus gevolgd. Dit heeft mij absoluut geholpen om projecten beter in te richten, maar het onhandige koppelen tussen Asana en Google Drive maakte het niet makkelijker. Als jarenlange fan van Trello heb ik de technieken overgenomen en in een Trello board toegepast, maar het handmatig koppelen bleef.

Screenshot van NotionDe oplossing vond ik uiteindelijk in Notion, een app die ik al eens eerder probeerde, maar toen minder ver ontwikkeld was. Eindelijk een app waarin ik niet alleen mijn projecten kan beheren, maar waar ik ook direct content kan schrijven. Een app waarin de laatste status van al mijn zakelijke en prive projecten zijn. Ik heb Notion zelfs gebruikt voor het plannen van het kerstdiner.

Met deze combinatie van een bullet journal, de Apple reminders app en Notion heb ik dus eindelijk mijn organisatie op een niveau waarin het vanzelf gaat.

Hoe start je met een Bullet Journal?

Alles begint met een eerste stap. In dit geval het kopen van een notitieboekje waar je jouw bullet journal van kunt maken. Dit kan een origineel bullet journal zijn, of gewoon een notitieboekje dat je al in de kast had liggen.

In dit boekje maak je vervolgens de volgende collecties aan:

    • Inhoudsopgave, meestal 2 pagina’s naast elkaar
    • Future log, 4 pagina’s voor 12 maanden
    • Monthly log, 2 pagina’s naast elkaar voor het maandoverzicht
    • Daily log, het dagelijkse overzicht, zoveel pagina’s als nodig
Monthly log overzicht
Monthly log overzicht

Door het aanmaken van deze collecties heb je de basis gelegd voor jouw eerste bujo. In de inhoudsopgave vermeld je alle collecties met paginanummers. Zo kun je altijd eenvoudig alles terugvinden.

In je future log plaats je activiteiten, verplichtingen of gebeurtenissen die in een toekomstige maand gaan plaatsvinden. Bij het maken van een nieuw monthly log kun je de informatie vanuit de future log overnemen.

Naast deze basis kun je nog veel meer toevoegen, zoals recepten, instructies, projecten, doelen, of zelfs een weekoverzicht. De flexibileit van een bullet journal geeft eindeloze mogelijkheden. Bij alle collecties is het wel goed om jezelf af te vragen waarom je dit maakt of bijhoudt. Dit maakt je bewust van je doelen en of iets bijhouden hier een bijdrage aan levert.

Wil je de volledige theorie achter een bullet journal weten? Dan kan ik je het boek The Bullet Journal Method aanraden. Ik was zelf al een jaar bezig toen ik het boek las en de informatie heeft mijn journals inhoudelijker en bewuster gemaakt dan daarvoor.

Voor een snelle start kun je de instructievideo bekijken, waarin Ryder Carroll, de bedenker uitlegt hoe je een de basis maakt.

Prive, werk of beide in 1 BuJo?

Ik heb hier in het begin nog over getwijfeld, wil ik mijn prive en werk in 1 bullet journal, of ga ik dit gescheiden houden. Na wat onderzoek bleek ik niet de enige met die twijfel en was er ook geen eenduidig antwoord op. Het voornaamste antwoord was, doe dat wat je zelf prettig vindt.

In mijn geval betekent het dat ik werk en prive in 1 bullet journal heb staan. Op deze manier verminder ik het aantal plekken om bij te werken en kan ik vertrouwen op dat ene notitieboekje. Voor jou kan dit anders zijn, bijvoorbeeld omdat je het gescheiden wil houden, of omdat je met gevoellige informatie werkt.
Welke keuze je hierin ook maakt, de basisprincipes van een bullet journal kunnen zonder problemen toegepast worden op werk.

Hoe je 10 apps kunt vervangen door 1 bullet journal

Nu je weet wat een bujo is en hoe je er mee start is het tijd voor de volgende stap. Hoe kun je alle losse apps met informatie, in mijn geval 10, vervangen door 1 “ouderwets” notitieboekje. Het klinkt zo tegenstrijdig, moderne digitale oplossingen vervangen door pen en papier.

Het eerste wat ik deed toen ik begon was het overnemen van mijn to-do lijst op papier en in elke daily log ook een nieuwe lijst te maken. Zo had ik elke ochtend een lijst van wat ik moest doen en kon ik eind van de dag zien wat er af was. Aan het eind van de maand bekijk ik al mijn niet afgemaakte lijstjes en streep ik de open taken weg die overbodig zijn.
Stap 1: Migreer je digitale to-do lijsten naar je bullet journal (-3 apps)
Na de lijstje kwam ik uit bij mijn agenda. Mijn werk agenda stond in outlook, mijn prive agenda in iCloud en mijn freelance agenda in Google Calendar. Er was geen enkel overzicht waarin ik alles direct kon bekijken.

Dus mijn vervolgstap was het overnemen van al mijn agenda’s in de monthy log, het maandoverzicht, en de future log voor agendapunten uit andere maanden. Op deze manier kon ik altijd op 1 plek alle afspraken terugvinden. Dat scheelde voor mij een hoop stress, tijd en energie.
Stap 2: Migreer je digitale agenda’s naar je bullet journal, monthly log en future log (- 3 apps)
Na deze stappen ontdekte ik hoe fijn het was om alles op 1 plek terug te kunnen vinden. Dus was ik erg gemotiveerd om ook mijn projecten over te nemen. Hiervoor maakte ik een collectie per project, met daarin de taken die in Trello en Asana nog openstonden.

Hiermee ontstond er per project een overzicht van de status van het project en het idee achter het project. Achteraf bleek papier voor mij niet flexibel genoeg, dus gebruik ik hier inmiddels Notion voor. Wat bleef was 1 overzicht van alle lopende projecten en een verplichte regelmatige review van de relevantie van deze projecten.
Stap 3: Migreer je projecten naar je bullet journal (-2 apps)
Als laatste stap, en dit ging bijna vanzelf, ben ik mijn notities over gaan nemen op papier. Ik heb de meeste notities in Evernote en Apple notes gewoon laten staan. Die bleken achteraf vaak toch niet meer nodig. Terwijl ik nieuwe notities op papier maakte.

Het voordeel is dat ik direct opmerkingen kan plaatsen in mijn daily log over afgeronde taken, of waarom iets niet afgerond was. Projecten kan ik eenvoudig bijwerken met nieuwe ideeen of aanpassingen.

Ook prive kon ik makkelijk kwijt hoe ik mij voelde en waar ik aan dacht. Wanneer ik minder productief was kon ik direct zien of er iets speelde wat hier invloed op had. Op het moment zelf en ik kan het later altijd nog terugzoeken.
Stap 4: Maak je notities in je bullet journal (-2 apps)
Met deze 4 stappen verloste ik mezelf dus van de chaos die het bijhouden van 10 verschillende apps met zich meebracht. Inmiddels ben ik meer georganiseerd en productiever dan ooit met 1 bullet journal en twee digitale oplossingen voor wanneer papier tekortschiet.

Conclusie en de toekomst van mijn bullet journal

Inmiddels ben ik bezig in mijn 3e bullet journal en ben ik zo’n 1,5 jaar hiermee bezig. Mijn conclusie is nog steeds dat ik productiever en beter georganiseerd ben dan ooit. De workflow is met de tijd aangepast om het beste te halen uit digitale oplossingen samen met mijn journal en ook de inhoud van mijn bullet journal is veranderd.

Ik heb meer focus en werk gerichter aan mijn doelen. Door elke maand te bekijken welke taken niet afgerond zijn is bijsturen en het schrappen van afleiding een stuk eenvoudiger geworden. Een bullet journal blijft voor mij de komende tijd de oplossing om mijn leven en werk georganiseerd te houden.

Ik hoop dat je met dit artikel het bullet journal gaat uitproberen en kunt ontdekken of het ook jouw organisatie en productiviteit verbetert.

Het originele bullet journal notebook
Het originele bullet journal notebook